Hoe verloopt de afhandeling van mijn aanvraag?

Zodra je aanvraag op ons platform is ingediend, wordt ze geregistreerd en verwerkt volgens het principe  "first in, first out". Deze werkwijze garandeert een eerlijke behandeling van alle aanvragers.

Na het indienen van je dossier:

• wordt het in een wachtrij geplaatst;
• neemt een secretariaatsmedewerker het zo snel mogelijk in behandeling;
• wordt het dossier bij deze verwerking grondig gecontroleerd.

👉 Als bepaalde gegevens ontbreken of verduidelijking behoeven, ontvang je een automatische e-mail waarin je wordt verzocht een actie uit te voeren op het WITAPro-platform.

Wij raden je aan je e-mailbox regelmatig te controleren (inclusief je spamfolder).

       ⚖️ De verschillende stappen

Wanneer je een aanvraag indient, doorloopt deze verschillende behandelingsfasen. Hieronder vind je de betekenis van de verschillende statussen die je in je dossier kunt zien:

        1. Indiening van de aanvraag

Status: (Ingediend)
Je aanvraag is correct ingediend op het platform. Ze is geregistreerd en wacht op behandeling.

       2. Beoordeling van de aanvraag

Status: (In behandeling)
Je dossier wordt momenteel door onze diensten geanalyseerd. Deze fase kan verschillende interne stappen omvatten (beoordeling, grondige analyse, voorbereiding van een beslissing, enz.).

👉 Zolang je dossier in behandeling is, hoef je niets te doen.

       3. Verzoek om aanvullende informatie

Status: (Wachten op info)
Er is aanvullende informatie nodig om de behandeling van je aanvraag verder te zetten.

 In dat geval wordt je gevraagd de gevraagde gegevens aan te leveren. De behandeling wordt hervat zodra wij deze informatie hebben ontvangen.

👉Je kunt onze handleiding over het aanvragen van informatie raadplegen. 

        4. Aanvraag volledig verklaard

Status: (In behandeling)

Zodra alle nodige informatie is verzameld, verklaart het secretariaat uw aanvraag volledig.

De status die op het platform wordt weergegeven, blijft echter 'In behandeling' totdat een beslissing is genomen.

       5. Mogelijke vervolgstappen na analyse door de commissie

Zodra de aanvraag door het secretariaat werd voorbereid en eventueel verder werd aangevuld, wordt het dossier ingepland bij een beperkte kamer van de Kunstcommissie.

 Na deze analyse kunnen zich verschillende situaties voordoen:

• Verzoek om aanvullende informatie
   📌 De commissie vraagt om aanvullende informatie
   ➡️ Status: Wachten op info
   
•  Herplanning van het dossier

 📌 De commissie heeft het dossier tijdens de vergadering niet kunnen analyseren
 ➡️ Status: In behandeling
 

• Doorverwijzing van het dossier naar de uitgebreide kamer
   📌 Geen unanimiteit onder de leden van de Commissie
   ➡️ Status: In behandeling
   
•  Oproeping

 📌 Je wordt uitgenodigd om tijdens een vergadering van de commissie een mondelinge toelichting te geven  in het kader van de analyse van je dossier.
 ➡️ Status: Opgeroepen

• Beslissing

Zodra de beoordeling is afgerond, wordt er een beslissing genomen:

• ✅ Goedgekeurd
  Je aanvraag is goedgekeurd.
• ❌ Geweigerd
  Je aanvraag is niet goedgekeurd.

📌 Belangrijke informatie

• Er zijn verschillende interne statussen, maar deze zijn ter vereenvoudiging gegroepeerd onder de noemer “In behandeling”.
• De volgorde van verwerking is: "first in, first out". Aanvragen worden behandeld in volgorde van ontvangst..
• Je wordt per e-mail op de hoogte gebracht als er actie van jouw kant vereist is.

De Kunstwerkcommissie beslist over je aanvraag binnen de 3 maanden nadat het dossier volledig is verklaard.

Een dossier wordt als volledig beschouwd wanneer:

• alle benodigde informatie is verstrekt;
• er geen aanvullingen of verduidelijkingen nodig zijn.

De afgelopen maanden is het aantal aanvragen sterk toegenomen, met name als gevolg van wijzigingen in de belastingregeling voor auteursrechten.

Elk dossier wordt individueel en grondig behandeld:

• analyse van de bewijsstukken;
• controle van de verstrekte informatie;
• voorbereiding voor een beslissing door de Commissie.

Het secretariaat zorgt tevens voor:

• de organisatie en het beheer van de vergaderingen van de Commissie;
• het opstellen van verslagen;
• het leiden van infosessie;
• de afhandeling van de talrijke aanvragen die per e-mail en telefonisch worden ontvangen.

👉 Het team stelt alles in het werk om elke aanvraag zorgvuldig en eerlijk te behandelen, en dit zo snel mogelijk.

Wees gerust: wanneer de aanvraag wordt goedgekeurd, komt de datum op het attest in principe overeen met de datum waarop de aanvraag op het platform is ingediend.

De geldigheid van jouw attest kent dus een terugwerkende kracht tot op datum van de indiening van jouw aanvraag.

Rekening houdend met de zomerverloven, kan de Kunstwerkcommissie tijdens de zomermaanden minder vaak vergaderen. De behandelingstermijn van aanvragen wordt daarom tijdens de maanden juli en augustus tijdelijk opgeschort.

Dit kan leiden tot langere verwerkingstermijnen. Wij raden je aan je aanvraag zo snel mogelijk in te dienen.

🙏 Hartelijk dank voor je begrip

Wij zijn ons ten volle bewust van het belang van je aanvraag en doen er alles aan om deze zo snel en zorgvuldig mogelijk te behandelen.

Wij danken je voor je geduld en begrip.

👉 Wil je meer weten over het proces van de analyse van je aanvraag? Bekijk dan onze pagina: Het procedureel verloop vanaf de aanvraag.